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如何管理设计文件

之前给团队设计师 onboarding 时,整理了一些团队管理设计文件的方法,主要是 Figma 中项目和命名规范,今天把用了几年时间的本地文件管理方法加上,算是本地和云端的设计文件都覆盖到了。

本地文件管理

本地文件,参考了 Jan Losert方法,即为每个项目创建 4 个文件夹:

  • Inspiration:存放项目相关的灵感来源,现在配合 Eagle 使用,先在 Eagle 中挑选相关的图片,然后复制一份到文件夹中;
  • Resources:项目相关的资源内容,种类可以很多,需求文档、数据、合同、字体等等都可以放进来;
  • Source Files:设计图源文件,Sketch 或者其他交互原型的源文件,由于迁移到了 Figma,现在这个文件夹很多时候是空的;
  • Screens & Export:导出的设计稿、屏幕截图、设计标注等。

我日常工作负责的产品比较稳定,是固定的几款产品,按照项目来组织不太合适,所以在他基础上稍微做了修改,按照月份来组织,每月开始时创建一个新文件夹,然后在内部创建上面 4 个文件夹,这样也方便回顾每月的工作内容。

Local Image

不过按月份来组织文件,也带来了一个问题,一个项目的内容可能会分散到很多月份文件夹里,所以很多时候要依靠搜索来查找文件,这就需要文件的命名要完整准确,要包括「项目名称」、「功能」、「版本」等核心内容。或者配合系统标签工具,为文件打上项目的标签。

Figma 项目组织

Figma 中的设计文件不只是设计师使用,产品、研发等其他同事也会经常访问,因此 Figma 中的设计文件更需要清晰地组织,保证相关同事能快速找到对应的设计稿。目前我的设计文件目前都在 Figma 中维护,通常一个项目对应一个 Figma 文件,文件中可以通过不同 Page 区分不同的内容,比如不同平台的设计稿、比如最终设计稿和草稿等。

规模较大的项目在 Figma 中可以单独创建一个 Project(展示在 Figma 左侧目录),例如项目有多个平台的设计,可以在项目下创建不同的 File,一般小项目也可以归类放到 Project 中,例如运营素材、品牌 VI 等。

另外还会创建「归档」的 Project,将设计过程的文件、没有采用的飞机稿放到里面,以防之后需要时找不到。

设计稿 / Page / Frame 命名

设计文件的命名需要保证清晰且容易理解。

  • 设计稿:项目名称,因 Figma 设计不需考虑版本,设计稿命名中的日期时间可以不写。另外如果设计稿废弃或者过期,需要在设计稿命名中标注。
  • Page:一个设计文件内可通过不同 Page 区分不同终端的设计,如果项目比较复杂,可以用不同 Page 展示不同的功能模块,以免单个 Page 内容过多影响打开速度。
  • Frame:为方便沟通和定位设计稿,Frame 需要有清晰的编号,目前的编号规则为按功能使用字母依次排序:A、B、C……一个功能下的不同页面使用数字排序 1、2、3…… 例如 A 部分为登录相关功能,Frame 的命名为 A1 登录页、A2 忘记密码页等。如果同一个页面有不同状态,可以使用 A1.1、A1.2 的方式命名。在页面里一个功能功能的设计需要放在一起。如果存在未完成或设计中状态的 Frame,需要标注出来。
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利用潜意识提高效率

我在桌子上会放一杯水在手边,通常是用一个马克杯。有一段时间换成了保温杯,我发现喝水的次数明显要少很多。

我开始思考是为什么?

难道潜意识是怕麻烦的?潜意识里觉得保温杯还需要拧开杯盖,太麻烦了算了吧。

我听说过思维的懒惰性,但没想过会如此懒惰,我甚至都没开始思考喝水是否必要,潜意识就帮我进行决策了。

想了想,这样思维「偷懒」的场景还有:

  • 桌子上摞着几本书,下面的书你就很少想打开。
  • 手机上首屏以外的 App,你也很少去关注。
  • 电脑上安装的软件如果不在桌面菜单上,就很少会用起来。
  • ……

潜意识会让你接受很多不合理之处。

既然如此,那是不是也可以利用潜意识来指导行动,做一些提升效率的事情?

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对远程工作的看法

春节回来远程工作了半个多月,前些天同事组织了一次访谈,聊聊远程工作的想法。上一份工作开始,算算也有两年多的远程工作经验,好处和坏处都体验过了,也认同了「远程工作不适合所有人」的看法,下面是访谈的问答。

1、你远程工作的时间有多久了?

2 年左右,从 17 年 10 月份开始到 19 年 11 月。

2、你当初为什么选择远程办公?

上一份工作离职之后,和朋友一起做设计工作室,自己做一些产品,另外也帮客户做项目。选择远程办公主要是因为工作室只有我们两个人,不需要太多的面对面交流,多数工作通过线上协作就可以完成,所以物理上在哪里办公不是很重要;当然也有成本上的考虑,不租办公室每月就少了项固定支出。

3、远程办公的状态与曾经在公司正常上下班有什么不一样?

最明显的变化是可以多出很多时间,之前用来通勤或者开会的时间都被压缩了,于是可以自由规划时间,按照自己的作息来调整工作时间。比如我习惯晚睡晚起,我就会早上 10 点出门,晚上 7 8 点回家。 另外就是自由规划任务,要主动做计划,分析任务的优先级,安排在时间点做。

4、你一天的工作和生活节奏是怎样?

10 点出门,10 点半到咖啡馆或者共享办公空间,上午主要处理邮件、和客户沟通进展,计划一天的工作;处理完在周围吃个午饭;下午会开始用大块的时间做设计;大概 7 点左右回家吃完饭;晚上有时间的话会刷刷微博看看剧,如果工作没弄完会继续做。

5、你觉得实现远程办公最大的挑战是什么?

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工作中真正激励你的是什么?

最近在看《你要如何衡量你的人生》,希望以此能解决一些困惑,书中第一章讲得就是如何找到真正热爱的工作,很有启发,确实在我面对工作选择时给了我很大帮助。下面是对第一章内容的摘抄和重新整理。

第一种理论认可「经济刺激」是主要激励因子。

  • 人们只会拿多少钱办多少事情。要改变这种状况,就必须让管理人员的利益和股东的利益保持一致。
  • 如何你想说服别人按你想要的方式做事,只要你给钱,你就能在需要时让别人按照你的意思办事。

如果钱不是动力,那么是什么呢?

第二种理论:二因论、动因论

解释:Frederick Herzberg's Two Factor Motivation Theory - BusinessBalls.com

动因论承认要得到想得到的需要付给人报酬,但物质激励不是真正的「动因」。人们做某件事真正的动因是:发自内心地想去做,这样不论你身处顺境还是逆境,动因都将持续。

理论包含两种因素:基础因素动力因素

基础因素:地位、薪水、安全保障、工作条件、公司政策……

基础因素不好就会给人带来不满,解决了基础因素才能确保不会对工作不满。如果工作的基础因素得到了改善,你不会爱上这份工作,最多是不再讨厌它罢了。(Herzberg 认为薪水是一个基础因素,不是动力因素)

动力因素:有挑战性、获得认可、责任感、成就感、学到新东西、个人得到成长、成为核心成员、取得有意义的成果,等等。

动力因素很少与外在刺激有关,更多的是跟自己的内心和工作的内在状况有关。它会不断向你强调,让你觉得这份工作很有意义,既有趣又有挑战性,让你变得越来越专业,还有机会变得越有责任感。这就是动力因素在起作用,它让你爱上所从事的工作。

超过一定的临界值,改善基础因素,如钱、地位、薪水、安全保障、工作条件、公司政策等都只是幸福的副产品,而不是产生幸福的原因。

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